Todo lo que debes saber sobre Microsoft Excel

¿Qué es Microsoft Excel? 

Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de información numérico o de texto.

Excel es una hoja de cálculo electrónica desarrollado por Microsoft, el cual se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos llamados Office, el programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más extendida y usada a nivel global, hoy en día el trabajo de cualquier ingeniero, financiero, matemático, físico o contable sería muy diferente sin la aplicación de cálculo Excel.

Una hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto por columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son las celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de información que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja de cálculo.

La principal ventaja del uso de las hojas de cálculo electrónicas reside en que es posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de tal forma que si cambia el valor de una celda, automáticamente la hoja de cálculo electrónica recalculará y actualizará los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de cálculo electrónicas, debido a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta informática, el trabajo de recalcular las diferentes hipótesis de un modelo matemático, físico o financiero representaba un tiempo y esfuerzo enorme, además del riesgo de caer en algún error durante el cálculo. Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las hojas de cálculo electrónicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente fiable.

La principal ventaja del programa Excel es la versatilidad y funcionalidad que presenta a la hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos generar hojas Excel para el diseño y cálculo de estructuras civiles, gestión y control de la contabilidad de una empresa, gestión y control de los stocks de un almacén, diseños de modelos matemáticos, gestión de bases de datos, generación de presupuestos, planificación de proyectos, etc…. Un amplio abanico de posibilidades se puede cubrir con el uso del programa Excel.



A lo largo de la historia el programa Excel ha ido evolucionando y mejorando, desde la primera versión de Excel lanza en el año 1985 para los ordenadores de Apple hasta la última versión disponible hoy en día, el programa ha ido evolucionando satisfaciendo las necesidades de los usuarios.

¿Qué son las funciones en Excel?

Las funciones Excel se definen como el conjunto de formulas que incorpora la aplicación Excel y que tienen por objetivo realizar cálculos predefinidos aportando únicamente los valores que se quieren calcular.

El concepto de las funciones y formulas Excel lo veremos más claro con el siguiente ejemplo:

Imaginemos que queremos calcular la potencia de 3 elevado a 10, para ello tenemos dos opciones:


Multiplicar en nuestra hoja de cálculo 10 veces el número 3, de tal forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberíamos escribir =3*3*3*3*3*3*3*3*3*3


Utilizar la función “POTENCIA” que viene incorporada en la aplicación Excel, de tal forma que en la celda en la cual queremos obtener el resultado deberíamos de escribir POTENCIA (3;10)

Comparando ambas opciones, la método segundo nos aporta el valor deseado en el mínimo tiempo posible y sin errores, imagínate que ahora queremos conocer el valor de 2,56783 elevado a 150, sin duda la primera opción nos llevaría mucho tiempo para introducir la información, además de correr el riesgo de equivocarnos mientras tecleamos, por el contrario en la segunda opción solo deberíamos escribir la siguiente función POTENCIA (2,56783;150), en apenas 2 segundos hemos escrito la función e inmediatamente hemos obtenido el valor correcto y fiable del dato que necesitamos.

Gracias a las funciones de Excel podemos realizar cálculos complejos sin necesidad de introducir formulas complejas y que nos pueden inducir a errores.

Las funciones que llevan incorporadas la aplicación Excel se clasifican en las siguientes categorías:

Ejemplo de funciones matemáticas 

• Matemáticas y trigonométricas - Son funciones que hacen referencia cálculos matemáticos como el cálculo de cosenos, tangentes, logaritmos, raices, etc...

• Financieras - Son funciones que facilitan el cálculo y la generación de modelos financieros, hacen referencia a formulas para el cálculo de intereses, depreciaciones, pagos, etc...

• Fecha y hora - Son funciones que se utilizan para el manejo y cálculo de fechas en las hojas de cálculo de Excel

• Estadísticas - Son funciones que incorpora la aplicación Excel para facilitar el cálculo de estudios estadísticos, son fórmulas que nos permite calcular la media, distribuciones, variaciones ...

• Búsqueda y referencia - Son funciones que nos ayuda a manipular y encontrar información dentro de las hojas Excel.

• Base de datos - Son funciones que nos permiten manipular, gestionar y calcular lista de datos que se encuentren en las hojas Excel.

• Ingeniería - Son funciones que ayuda a la realización de cálculos referentes a ingeniería así como modelos basados en formulas utilizadas en ingeniería.

Ejemplo de funciones de texto

• Texto - Son funciones que nos permite manipular, convertir y calcular cadenas de texto, con las funciones de texto por ejemplo podemos suprimir o añadir palabras en una cadena de texto.  

• Lógicas - Son funciones que nos permite establecer condiciones para realizar cálculos.

• Información - Son funciones que nos aportan información sobre los datos que contiene nuestra hoja de cálculo de Excel.

• Definidas por el usuario - Son funciones creadas mediante macros Excel que se pueden incorporar en nuestras hojas de cálculo mediante la adición de complementos que contengan dichas funciones.

Novedades de Microsoft Excel

• Tabla dinámica recomendada: muestra una pre visualización de diversas tablas dinámicas para seleccionar la opción que mejor expresa su idea.
• Relleno rápido: Excel aprende y reconoce patrones y auto completa los datos restantes, sin necesidad de fórmulas ni macros.
• Gráficos recomendados: Excel le recomienda diversos tipos de gráficos para elegir el que mejor representa sus datos.
• Análisis rápido: muestra diversas formas de representar sus datos visualmente. Cuando le guste lo que ve, aplique formatos, líneas, gráficos y tablas con un simple clic.
• Control de formato de gráficos: permite ajustar gráficos de forma rápida y fácil (cambiar título, diseño y otros elementos desde una nueva interfaz más interactiva).
• Uso compartido simplificado: puede guardar sus libros en línea en la nube (SkyDrive o SharePoint). Luego puede enviar a todos los usuarios un vínculo al mismo archivo, junto con los permisos de edición y lectura, para que todos vean y compartan la misma última versión.
• Publicación en redes sociales: permite compartir partes de sus hojas de cálculo incrustándolas en sus páginas de redes sociales.
• Presentación en línea: permite compartir libros con otras personas y colaborar con ellas a través de una conversación o reunión Lync. También puede permitir que otras personas asuman el control de su libro.